SMOWL y privacidad: qué datos recoge y qué pasa con tus imágenes

SMOWL y privacidad: qué datos recoge y qué pasa con tus imágenes durante un examen

En TuTrabajoAcademico.com te ayudamos en la realización y resolución de exámenes con o sin SMOWL. Para más información, contacta sin compromiso.

Cuando una universidad anuncia que un examen utilizará SMOWL, una de las primeras preocupaciones de muchos estudiantes tiene que ver con la privacidad.

¿SMOWL graba todo el examen?

¿Guarda fotografías?

¿Puede ver los archivos personales del ordenador?

¿Quién accede a la información?

¿Qué ocurre con las imágenes después de terminar?

¿Se utilizan datos biométricos?

¿Cumple SMOWL con el RGPD?

Son preguntas razonables porque una herramienta de supervisión online puede utilizar cámara, micrófono o monitorización del dispositivo dependiendo de la configuración escogida por la universidad.

En esta guía nos centraremos exclusivamente en la privacidad y el tratamiento de datos en SMOWL.

¿SMOWL recoge datos personales?

SMOWL puede tratar información relacionada con el estudiante y con la sesión de examen.

El tipo exacto de información depende de las funcionalidades que haya contratado y configurado la universidad.

Smowltech explica que su sistema aplica un enfoque de privacidad desde el diseño y que limita la recopilación a la información necesaria para prestar el servicio de supervisión.

Por tanto, no todos los alumnos sometidos a SMOWL generan necesariamente exactamente los mismos datos.

Dependerá del tipo de examen.

¿Qué puede recoger SMOWL durante un examen?

Según la configuración, pueden intervenir diferentes fuentes de información.

Entre ellas encontramos:

• Imágenes de la webcam.

• Información relacionada con la sesión.

• Audio cuando esta función está habilitada.

• Capturas relacionadas con la pantalla o el dispositivo.

• Actividad del ordenador cuando se utiliza Computer Monitoring.

• Información necesaria para verificar la identidad.

• Evidencias asociadas a posibles incidencias.

Esto no significa que todas estas funciones se utilicen siempre.

Un examen puede utilizar únicamente algunas.

¿SMOWL graba un vídeo completo del estudiante?

No necesariamente.

Este punto genera bastante confusión.

En diferentes modalidades de SMOWL se utilizan capturas periódicas de imagen en lugar de una grabación continua de vídeo.

Smowltech explica, por ejemplo, que su sistema de supervisión mediante webcam puede trabajar mediante imágenes puntuales y que algunas modalidades Record & Review utilizan capturas periódicas del rostro, pantalla o entorno para una revisión posterior.

Por ello:

SMOWL no debe entenderse automáticamente como una videollamada continua durante todo el examen.

La modalidad utilizada depende de la institución.

¿SMOWL hace fotos durante el examen?

Si el examen utiliza supervisión mediante webcam:

puede realizar capturas periódicas.

Estas imágenes sirven para comprobar cuestiones relacionadas con la sesión de evaluación.

Por ejemplo, dependiendo de la configuración, el sistema puede señalar situaciones relacionadas con:

• Ausencia frente a la cámara.

• Cambios de persona.

• Presencia de otras personas.

• Determinadas incidencias definidas por la institución.

La documentación actual de SMOWL describe expresamente la utilización de imágenes mediante webcam dentro de sus sistemas de supervisión.

¿SMOWL guarda mi cara?

Cuando una evaluación utiliza webcam, evidentemente existen imágenes en las que aparece el estudiante.

Una cuestión diferente es cómo se relacionan esas imágenes con su identidad.

Smowltech explica en su información de privacidad que trabaja mediante códigos proporcionados por la institución educativa y que la identidad nominativa del estudiante permanece vinculada a la entidad formativa.

Esto forma parte de las medidas utilizadas para reducir la exposición innecesaria de información personal.

¿SMOWL utiliza reconocimiento facial?

SMOWL dispone de funciones de autenticación mediante webcam.

La empresa distingue entre identificar a una persona dentro de una base de datos amplia y verificar que una persona concreta coincide con la identidad proporcionada para una evaluación.

En documentación publicada por Smowltech se describe un sistema de comparación uno a uno utilizado para autenticar al estudiante.

También existen configuraciones en las que se puede solicitar un documento identificativo para realizar una comprobación previa de identidad.

La configuración final depende de la universidad.

¿Tengo que enseñar el DNI a SMOWL?

No necesariamente en todos los exámenes.

Algunas modalidades pueden incorporar una comprobación mediante:

• DNI.

• NIE.

• Pasaporte.

• Otro documento identificativo admitido.

Por ejemplo, SMOWL PLUS contempla configuraciones en las que se solicita al usuario mostrar un documento y se compara la fotografía con la imagen obtenida mediante webcam.

Que esta posibilidad exista no significa que tu universidad tenga que utilizarla.

Consulta las instrucciones concretas de tu examen.

¿SMOWL escucha el micrófono?

Puede hacerlo cuando la institución activa supervisión mediante audio.

La documentación de Smowltech describe funcionalidades en las que el audio puede generar incidencias para su posterior evaluación.

Por tanto:

si tu examen solicita autorización para utilizar el micrófono, probablemente esa prueba tiene habilitada alguna función relacionada con el audio.

No todos los exámenes SMOWL tienen por qué utilizarla.

¿SMOWL escucha todo lo que ocurre en casa?

Conviene diferenciar una herramienta de supervisión de la idea de que alguien está permanentemente escuchando una habitación.

Las modalidades y el tratamiento dependen de la configuración concreta.

En determinados sistemas se registran evidencias o capturas relacionadas con eventos de la sesión para permitir su posterior revisión.

Si tienes dudas sobre el tratamiento específico aplicado en tu examen:

consulta la información de privacidad proporcionada por tu universidad.

La institución debería indicarte las condiciones aplicables a esa evaluación.

¿SMOWL puede ver mi pantalla?

Cuando la evaluación incorpora funciones de supervisión del dispositivo:

puede existir monitorización relacionada con la actividad realizada en el ordenador durante el examen.

SMOWL ofrece Computer Monitoring mediante SMOWL CM dentro de determinadas configuraciones. Su documentación actual explica que este sistema puede registrar actividad relacionada con programas, webs o acciones realizadas durante la evaluación.

Esto no significa que todas las evaluaciones SMOWL utilicen Computer Monitoring.

Debe estar incluido en la configuración correspondiente.

¿SMOWL puede entrar en mis archivos personales?

Esta pregunta es diferente a preguntar si supervisa la actividad durante el examen.

Smowltech afirma en su documentación sobre protección de datos que la monitorización del escritorio se limita a las acciones necesarias durante la prueba y que no requiere acceder a información privada del dispositivo de manera general.

El objetivo de Computer Monitoring es supervisar la sesión de evaluación, no convertirse en un explorador de los archivos personales del estudiante.

¿SMOWL funciona después de terminar el examen?

La supervisión está asociada a la realización de la prueba.

La documentación de protección de datos de Smowltech señala que la actividad del ordenador se revisa durante el tiempo correspondiente a la evaluación.

Esto es relevante porque algunos estudiantes creen que instalar SMOWL CM significa que la universidad puede observar continuamente su ordenador después.

No es esa la finalidad declarada del sistema.

¿Quién puede ver las imágenes de SMOWL?

El acceso depende de la configuración y de las responsabilidades establecidas entre Smowltech y la institución.

En las modalidades de evaluación que generan evidencias:

estas pueden quedar disponibles para los responsables autorizados de la organización.

Por ejemplo:

• Profesorado autorizado.

• Responsables de evaluación.

• Personal específicamente autorizado.

• Revisores cuando la modalidad incluye revisión humana.

SMOWL también dispone de modalidades Record & Review en las que un supervisor revisa posteriormente las evidencias señaladas durante la evaluación.

Por tanto:

no debe asumirse que cualquier profesor o cualquier empleado puede acceder libremente a toda la información.

El acceso debe responder a las funciones y permisos establecidos.

¿Una persona está mirando mi examen en directo?

No siempre.

Existen distintos tipos de proctoring.

SMOWL diferencia actualmente entre:

• Supervisión automática.

• Record & Review.

• Live proctoring.

Supervisión automática

El sistema analiza la sesión y genera evidencias o incidencias.

Record & Review

La información se registra y posteriormente puede ser revisada por una persona.

Live proctoring

Existe supervisión humana en tiempo real.

Por tanto:

que tu examen utilice SMOWL no significa automáticamente que exista una persona observándote en directo.

¿SMOWL decide si he copiado?

No debería confundirse una evidencia con una decisión académica.

SMOWL puede generar incidencias o evidencias relacionadas con lo ocurrido durante una prueba.

La valoración académica corresponde a la entidad responsable de la evaluación.

Esto resulta especialmente importante cuando una situación puede tener una explicación normal.

Una incidencia técnica o una evidencia señalada por un sistema no equivale automáticamente a una resolución académica definitiva.

¿Qué ocurre con las imágenes después del examen?

Los datos no deberían conservarse indefinidamente sin una finalidad y un plazo determinados.

La política de privacidad de Smowltech señala que mantiene registros de las actividades de tratamiento donde se define, entre otros aspectos, la finalidad, la tipología de información y el tiempo de conservación correspondiente.

La duración concreta puede depender de factores como:

• Servicio contratado.

• Relación con la institución.

• Obligaciones legales.

• Política definida para el tratamiento.

Para conocer el plazo aplicable a tu caso concreto:

consulta la política facilitada por tu universidad o solicita esa información al responsable correspondiente.

¿Cuánto tiempo guarda SMOWL mis datos?

No es recomendable dar una única cifra universal porque puede depender del tratamiento y de la configuración establecida.

El RGPD exige que los datos personales no se conserven durante más tiempo del necesario para las finalidades correspondientes.

Smowltech declara disponer de periodos de conservación definidos dentro de sus registros de tratamiento.

Si quieres saber el plazo exacto aplicable a una evaluación concreta:

consulta:

• Información de privacidad de tu universidad.

• Condiciones proporcionadas antes del examen.

• Delegado de Protección de Datos.

• Responsable del tratamiento correspondiente.

¿SMOWL cumple con el RGPD?

Smowltech declara que su sistema cumple el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea y que utiliza principios de privacidad desde el diseño y por defecto.

Entre las medidas descritas por la empresa aparecen:

• Minimización de datos.

• Privacidad desde el diseño.

• Control de acceso.

• Evaluaciones de impacto.

• Políticas de conservación.

• Medidas de seguridad.

La empresa también señala la realización de evaluaciones de impacto relacionadas con sus tratamientos de datos.

¿Qué significa “privacidad desde el diseño”?

Es un principio según el cual la protección de los datos no se añade únicamente al final del desarrollo de una herramienta.

Debe considerarse desde el propio diseño.

En la práctica implica cuestiones como:

recoger únicamente información necesaria,

restringir accesos,

definir plazos,

proteger los datos

y establecer configuraciones respetuosas con la privacidad.

SMOWL afirma aplicar este enfoque de “privacy by design & by default” a su plataforma.

¿La universidad conoce mi identidad?

La universidad necesita saber qué estudiante está realizando su examen.

Una cuestión diferente es cómo se transmite esa información entre sistemas.

Smowltech explica que utiliza identificadores alfanuméricos proporcionados por el centro, de forma que determinados datos tratados por su plataforma no necesitan incorporar directamente el nombre completo del alumno.

Esta separación ayuda a limitar la utilización innecesaria de datos identificativos.

¿Puedo negarme a utilizar la cámara?

Esta cuestión depende de:

• Universidad.

• Tipo de evaluación.

• Base jurídica utilizada.

• Condiciones de matrícula.

• Alternativas disponibles.

• Normativa aplicable.

No existe una respuesta universal válida para todas las universidades.

Si tienes una preocupación relacionada con privacidad o circunstancias personales:

consulta previamente con tu institución.

No esperes al momento de iniciar el examen.

¿Puedo preguntar qué datos van a recoger?

Sí.

La transparencia es un principio fundamental de la normativa de protección de datos.

Antes de un tratamiento deberías poder acceder a información relevante sobre aspectos como:

• Responsable.

• Finalidad.

• Datos utilizados.

• Base jurídica.

• Destinatarios.

• Conservación.

• Derechos.

Smowltech afirma proporcionar información relacionada con estos aspectos conforme a sus obligaciones de transparencia.

¿Qué derechos tengo sobre mis datos?

En el ámbito del RGPD pueden existir, cuando corresponda, derechos como:

• Acceso.

• Rectificación.

• Supresión.

• Limitación.

• Oposición.

• Portabilidad.

Su aplicación concreta depende del tipo de tratamiento y de la base jurídica correspondiente.

Para ejercerlos:

debes seguir el procedimiento indicado en la información de privacidad aplicable.

En muchos contextos educativos, la universidad es un actor fundamental para gestionar este tipo de solicitudes.

¿Puedo pedir que borren mis imágenes?

El derecho de supresión existe dentro del RGPD, pero no significa que cualquier dato tenga que eliminarse inmediatamente en cualquier circunstancia.

Puede haber tratamientos cuya conservación resulte necesaria durante determinado tiempo debido a:

• Obligaciones legales.

• Gestión de reclamaciones.

• Procedimientos académicos.

• Otras bases previstas legalmente.

Si quieres solicitar la eliminación:

utiliza el canal oficial de protección de datos indicado por la institución.

¿SMOWL vende los datos de los estudiantes?

La finalidad declarada por Smowltech está relacionada con la prestación del servicio de supervisión y evaluación.

Su documentación de privacidad describe controles para limitar el tratamiento a las finalidades necesarias del servicio.

Ante cualquier duda concreta sobre cesiones, destinatarios o tratamientos:

consulta la política de privacidad vigente.

¿Dónde se almacenan los datos?

La infraestructura y las condiciones pueden evolucionar.

Smowltech explica que aplica medidas técnicas y organizativas de seguridad y que utiliza infraestructura tecnológica orientada a proteger la información tratada.

Para conocer detalles contractuales sobre ubicación, proveedores o transferencias internacionales:

debe consultarse la documentación de privacidad vigente aplicable a la institución.

SMOWL y datos biométricos: una duda frecuente

Esta es una cuestión especialmente delicada porque “reconocimiento facial” y “dato biométrico” se utilizan muchas veces como si significaran exactamente lo mismo en cualquier situación.

Smowltech explica que su sistema puede realizar comprobaciones uno a uno destinadas a verificar que la persona presente coincide con la identidad esperada y sostiene que no utiliza un modelo de identificación masiva uno frente a muchos para localizar a una persona dentro de una base de identidades.

La calificación jurídica concreta de cualquier tratamiento depende de sus características y de la normativa aplicable.

Por ello:

para cuestiones jurídicas específicas sobre tu universidad, consulta su información de protección de datos.

¿Qué pasa si aparece otra persona detrás de mí?

Dependiendo de la configuración:

la presencia de otra persona puede generar una incidencia.

La supervisión mediante webcam de SMOWL contempla, entre los eventos que puede señalar, la aparición de personas adicionales.

Por eso es recomendable realizar el examen:

• En un lugar tranquilo.

• Sin personas entrando constantemente.

• Con una iluminación adecuada.

• Siguiendo las normas comunicadas por la universidad.

¿SMOWL puede utilizar una segunda cámara?

Algunas configuraciones avanzadas permiten utilizar una segunda cámara para supervisar el entorno.

SMOWL PRO, por ejemplo, incluye opciones de supervisión adicional del espacio mediante una segunda cámara.

Esto no significa que todos los exámenes la utilicen.

Si necesitas un segundo dispositivo:

tu universidad debería informarte previamente.

¿SMOWL puede pedir que enseñe la habitación?

Determinadas configuraciones pueden incorporar comprobaciones del entorno.

SMOWL PLUS describe funciones como Room Tours, mediante las cuales el estudiante muestra parte del espacio de realización del examen.

Si tu evaluación utiliza esta función:

debería aparecer dentro de las instrucciones correspondientes.

Cómo proteger también tu propia privacidad antes del examen

Aunque utilices una plataforma diseñada con medidas de protección, puedes preparar correctamente tu entorno.

Cierra información privada

Antes del examen:

• Cierra correos personales.

• Cierra chats.

• Cierra documentos privados.

• Cierra aplicaciones innecesarias.

• Evita dejar información confidencial visible.

No se trata de ocultar algo relacionado con el examen.

Se trata simplemente de mantener un escritorio ordenado y dedicado a la evaluación.

Elimina información privada del entorno físico

Si utilizas una cámara:

comprueba qué aparece detrás de ti.

Evita dejar visibles:

• Documentos personales.

• Fotografías privadas.

• Información financiera.

• Datos de terceras personas.

Utiliza un espacio adecuado

Cuando sea posible:

realiza la evaluación en un espacio tranquilo y estable.

Esto protege tanto tu privacidad como la calidad de la propia supervisión.

¿Qué debería leer antes de aceptar SMOWL?

No pulses automáticamente “aceptar” sin mirar nada.

Revisa:

• Aviso de privacidad.

• Condiciones del examen.

• Herramientas utilizadas.

• Permisos solicitados.

• Información proporcionada por la universidad.

Especialmente si la evaluación incorpora:

• Webcam.

• Audio.

• Documento identificativo.

• Computer Monitoring.

• Segunda cámara.

Es información que te afecta directamente.

Diferencia entre SMOWL y la universidad en materia de privacidad

No confundas los papeles.

La universidad organiza la evaluación.

SMOWL proporciona tecnología para desarrollar la supervisión.

Las responsabilidades concretas en materia de protección de datos dependen de la relación jurídica entre las partes.

Por eso:

si quieres saber por qué tu asignatura utiliza determinada modalidad de supervisión:

pregunta a la universidad.

Si tienes un problema técnico:

puede corresponder al soporte de SMOWL o al soporte institucional.

Si quieres ejercer derechos de protección de datos:

consulta el procedimiento indicado en el aviso de privacidad correspondiente.

Preguntas frecuentes sobre privacidad en SMOWL

¿SMOWL guarda fotografías?

Las modalidades mediante webcam pueden realizar y tratar capturas de imagen durante la evaluación.

¿SMOWL graba vídeo durante todo el examen?

No necesariamente. Algunas modalidades trabajan con imágenes periódicas en lugar de vídeo continuo.

¿SMOWL escucha el audio?

Puede utilizar audio cuando esta funcionalidad está habilitada en la evaluación.

¿SMOWL puede ver el ordenador?

Si la evaluación utiliza Computer Monitoring, puede supervisarse actividad del dispositivo durante la prueba.

¿SMOWL funciona después del examen?

Las funciones de monitorización están vinculadas a la sesión de evaluación y a la finalidad para la que fueron configuradas.

¿SMOWL cumple el RGPD?

Smowltech declara cumplir con el RGPD y aplicar medidas de privacidad desde el diseño.

¿Quién revisa las incidencias?

Depende de la modalidad. Pueden existir evaluaciones automáticas, revisión posterior por personas autorizadas o supervisión humana en directo.

¿Una incidencia significa que he suspendido?

No debe interpretarse automáticamente así.

Una incidencia es una evidencia que debe evaluarse conforme a las reglas y procedimientos establecidos para la prueba.

¿Puedo saber qué datos se utilizan?

Debes poder acceder a la información de privacidad correspondiente al tratamiento.

¿Puedo ejercer derechos sobre mis datos?

Cuando corresponda conforme al RGPD, existen derechos relacionados con acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición o portabilidad.

Privacidad en SMOWL: qué debes recordar

No existe una única configuración idéntica para todos los exámenes.

Una prueba puede utilizar:

webcam.

Otra:

webcam + audio.

Otra:

Computer Monitoring.

Otra:

Browser Lock.

Y determinadas configuraciones pueden incorporar otras herramientas.

Por eso, si quieres saber exactamente qué información se tratará durante tu examen:

consulta las instrucciones y el aviso de privacidad de esa evaluación concreta.

No te bases únicamente en la experiencia de otro estudiante.

Su examen puede utilizar una configuración completamente diferente.

SMOWL declara aplicar medidas de privacidad desde el diseño, minimización de información, seguridad y cumplimiento del RGPD.

Como estudiante:

también puedes reducir riesgos revisando con antelación qué permisos vas a conceder, preparando un espacio adecuado y consultando cualquier duda antes de comenzar la evaluación.

En TuTrabajoAcademico.com te ayudamos en la realización y resolución de exámenes con o sin SMOWL. Para más información, contacta sin compromiso.